Introducción
Creando un Reporte
desde Cero
Crystal y Windows Applications
Crystal y Web Applications
Crystal y Web Services
Funcionalidades del
CrystalReportView en tiempo de ejecución
Conclusión
Introducción
Crystal
Reports es el generador de reporte por excelencia de Visual Basic desde
versiones anteriores a .NET. Esta no es la primera vez que se distribuye una
versión de este generador de reporte junto a una versión de Visual Studio, en
la versión 4 de visual Basic incluía una versión de Crystal Reports aunque no
tan integrada como la versión .NET, Cristal es un producto creado en su esencia
orientado al usuario final, es decir, que un ejecutivo pueda crear sus propios
informes sin necesidad de asistencia de un desarrollador.
En
este articulo pretendo cubrir los aspectos básicos de crystal report y explicar
los puntos que necesite cualquier desarrollador (este articulo estará orientado
a desarrolladores o aspirantes a desarrollador) para iniciarse en el desarrollo
de reportes con crystal y vb.net.
Crystal
Report no es la única herramienta para generar reportes que se puede utilizar
con Visual Studio .NET existen otras entre las que podemos mencionar:
Active Reports de Data Dynamics
SQL
Reporting Services.
Microsoft
Offices Automation, entre otros.
Al igual que desde el ambiente de
desarrollo de Visual Studio, también podemos crear nuestros reportes desde el
ambiente de desarrollo de Crystal Reports y luego ejecutarlo desde nuestro
proyecto VB.NET, Los Reportes desarrollados bajo el ambiente de Crystal Reports
pueden ser compilados a .EXE para poder ser ejecutados Stand-Alone.
Entre
las características principales que debemos conocer en Crystal Reports para
poder crear una buena solución de reportes están los fields que son los
componentes que nos permiten mostrar información sobre el ambiente de
desarrollo y se clasifican en:
Formula
Fields: Son campos que su valor pueden ser obtenidos de formulas de cálculo y/o
operaciones sobre otros campos.
Summary
Fields: Son campos que se utilizan para acumular y/o promediar valores según
las operaciones que se deseen, entre las operaciones que soporta el summary
fields estan Count, Sum, Avg, discount, etc..
Parameters
Fields: Son campos que se utilizan para enviarles valores al reporte desde una
aplicación o entrada del usuario.
SQL
Expresión Fields: Son campos que se utilizan para ejecutar funciones propias
del motor de base de datos que se este utilizando.
Group
Name Fields: Son campos que se utilizan para agrupar la salida del reporte.
Running
Total Fields: Son similares a los Summary Fields pero estos pueden ser
condicionados.
Especial
Fields: Son un conjunto de campos preestablecidos que se utilizan en los
reporte como son, No. De Página, Total de página, Fecha de Impresión, Etc.
Crystal también posee su propio
conjunto de sentencias y funciones para producir información (o sea su propio
lenguaje de funciones) y también comparte las sentencias de VB 6 (los cambios
en algunas sentencias en el lenguaje .NET como son While no son soportados por crystal, estas deben utilizarse con la
sintaxis que se utiliza en VB 6),
Creando un Reporte desde Cero
Creamos
un nuevo Proyecto en Visual Studio .NET, Seleccionamos “File\New\Proyect”,
Seleccionamos “Windows Application” y lo Nombraremos “CrystalWinApp”
Los componentes necesarios para manejar los
reportes de crystal son los siguientes:
CrystalReportViewer: Este componente es la interfaz que
utiliza la aplicación para desplegar los reportes, este componente se coloca
sobre un Windows o Web forms. Este esta localizado en el Toolbox en el tab de
Windows Forms (o Web Forms si es un proyecto web).
ReportDocument:
Este componente es utilizado para
comunicarnos con el Archivo .Rpt generado por Crystal Reports, mediante este
componente podemos modificar algunas características del reporte en tiempo de
ejecución.
Una vez creado el proyecto agregamos un nuevo ítem,
en el menú Project, seleccionamos Add New Item …
Seleccionamos el témplate de Crystal Reports,
luego se abrirá la ventana “Crystal Reports Gallery”
En la parte superior tenemos 3 opciones:
Using The Report Expert: Esta opción es una especie de
Wizard que nos guiará paso por
paso durante la creación del reporte.
As a Blank Report: Esta opción desplegará la interfaz de desarrollo de reportes en blanco
para que creemos nuestro reporte sin asistencia (esta es la parte para
expertos).
From as Existing Report:
Esta opción nos permitirá crear un
reporte a partir de otro ya
existente, al seleccionar esta opción nos pedirá la localización del archivo .rpt que queremos utilizar y creará
una copia de este reporte.
En la parte media tenemos 2 cuadros, el de la
izquierda nos presenta los diferentes tipos de reportes que podemos crear (esta
opción solo estará disponible si seleccionamos la primera opción de la parte
superior (Using The Report Expert)),
a continuación le describo cada uno de ellos:
Standard: Este se utilizar para crear
reportes tipos listas, Master/Detalle y/o cualquier otro reporte común, esta es
la opción mas utilizada.
From Letter: Este templete se utiliza
para crear reportes tipo cartas donde tienes un documento con un texto estático
y en algunas partes del documento que deben ser extraídas de la base de datos,
un estilo de Mail Merge (para los que han manejado Microsoft Word,Word Star o algún procesador de palabra).
Form: Este témplate se utiliza para
informes tipo Formulario.
Cross-Tab: Este es un estilo de reporte con
valores cruzados.
Subreport: Son similares a un reporte
normal con la excepción de que estos se incrustan dentro de los reportes con la
finalidad de complementar o agregar información, estos son muy utilizados.
Mail Label: Este se utiliza para generar
etiquetas para cartas.
Drill Down: Este es un estilo de reporte
también muy utilizado es similar a un master/detalle solo que el detalle se
presenta oculto y el usuario puede hacer doble clic sobre el master y se despliega
el detalle, este también se le llama reporte interactivo.
Seleccionamos “Standard” damos clic en OK.
Luego se desplegará la ventana de
Acceso a datos presentando diferentes fólder con diferentes tipos de fuentes de
datos entre las que podemos citar:
Project Data:
en
este fólder se desplegaran las diferentes conexiones que se encuentren activas
en el proyecto actual, desplegará 2 subfolder, el primero es “ADO.NET DataSets” donde se despliegan las
diferentes estructuras de los DataSets que se encuentren en el proyecto y el segundo
desplegará los diferentes objetos connection que se encuentren activos.
OLE DB (ADO): Este fólder se utiliza para crear una conexión a una fuente de datos a través
OLE DB, Al hacer clic en esta ventana se despliega una ventana con una lista de
todos los proveedores de acceso a datos instalados en su maquina para que se
seleccione el adecuado y sea configurado (de este hablaremos mas adelante ya
que es el que estaremos utilizando).
ODBC: Este fólder se utiliza para crear
una conexión a una fuente de datos a través de ODBC, este se utiliza cuando no
contamos con un proveedor de acceso a datos de tipo OLEDB.
Database file: Este fólder se utiliza
para especificar proveedores de acceso a datos que son almacenados como
archivos (*.mdb, *.dbf, *.xls, etc), al seleccionar esta opción se abrirá la
ventana para que seleccionemos el archivo y según el tipo se desplegar el
cuadro de dialogo correspondiente para su configuración.
Favorito, History: Estos fólder se
utilizan el primero para almacenar las conexiones mas utilizas por nosotros y
el segundo guarda automáticamente un histórico de las fuentes de datos que
hemos utilizados.
More Data Source: Este fólder se utiliza
para acceder datos en formato XML, EXCEL.
Damos clic sobre el fólder OLE DB (ADO)se desplegará la ventana de Proveedores de acceso a datos por OLEDB que
tengamos instalados en nuestra maquina (estos proveedores instalan automáticamente
cuando instalamos las base de datos, MDAC x.x y algunos ya los trae Windows
agregados).
Seleccionamos Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider
y damos clic sobre el botón Next, luego se abrirá la ventana de configuración
del Proveedor que selecciónanos, esta ventana puede variar según el OLEDB
Driver que hayamos seleccionado.
Damos clic sobre el pequeño botón que está a la
derecha del primer TextBox, se abrirá la ventana de Dialogo Abrir buscamos la base de datos
NorthWind.mdb (esta base de datos viene con Microsoft Offices y el código de este
articulo incluye una copia).
Damos clic en el botón Finish y desplegará bajo
el fólder OLE DB (ADO) de la ventana de Acceso a datos una conexión indicando
la ruta de la base de datos y 2 grupos “Tables” y “Views”, en el grupo Tables están
todas la tablas que contiene esta base de datos y en el grupo Views las vistas
que están contenidas en la base de datos, de aquí seleccionaremos las tablas
que utilizaremos para extraer la información que se presentará en el reporte,
damos clic en el signo de mas(+) que tiene el grupo a la izquierda y buscamos
la tabla “Categories”, damos clic sobre esta tabla y luego clic sobre el botón “Insert
Table” y la tabla se desplegará en el cuadro de la derecha, esto nos indica que
esta tabla estará incluida en nuestro reporte, luego buscamos la tabla
“Products” y damos clic en el botón Insert Table otra vez, luego damos clic en
Next.
Ahora se desplegara la ventana de relación
entre tablas, aquí las tablas que seleccionamos en el punto anterior son
representadas por pequeños cuadros con los nombres de los campos dentro, también
se desplegara una línea delgada entre las tablas indicando la relación que
existe entre ellas, esta relación las establece Cristal Reports automáticamente
tomando como parámetro el Nombre de los campos.
Aquí podemos cambiar las relaciones si quisiéramos,
agregar nuevas relaciones (tan solo debemos arrastrar el campo que queramos
relacionar desde una tabla hasta la otra y soltarla sobre el campo de la
segunda tabla que será relacionado), cambiar el tipo de relación (Inner, Outer,
Left Outer, Right Outer), no haremos cambios.
Damos Clic en el botón Next.
Luego se desplegará la ventana de selección de
campos, aquí seleccionaremos los campos que queramos que se desplieguen en
nuestro reporte, en el cuadro izquierdo están las tablas desde donde podemos
seleccionar los campos y en el cuadro derecho los campos que ya seleccionamos.
Ahora, damos doble clic sobre el campo
CategoryName de la tabla Cateogries, este se desplegará en el recuadro de la
derecha, hacemos lo mismo para los campos “ProductName, UnitPrice, UnitsInStock”
de la tabla Products.
Ahora vamos a necesitar un campo que nos
presente el precio del total en almacén de cada producto, para eso agregaremos
un Campo Formula (Formula Fields), damos clic sobre el botón Formula, nos
desplegará un pequeño cuadro pidiéndonos el nombre del campo formula, Digite TotalPrice, damos clic en el botón OK,
y se desplegara la ventana de edición de formulas:
Esta presenta 3 cuadros de izquierda a derecha
el primero nos muestra los campos de nuestro reporte que ya seleccionamos
anteriormente, también nos muestra la conexión que creamos y las tablas que
seleccionamos, en el segundo cuadro nos muestra una lista de todas funciones
que Cristal Reports soporta agrupadas por el tipo de datos sobre el que actúan,
y el tercero nos muestra una lista de los operadores Aritméticos, Lógicos, de
Conversión, etc. Agrupados también por el tipo de datos sobre el que actúan,
nuestro campo formula solo consistirá de multiplicar el campo UnitPrice por el
campo UnitsInStock, damos doble clic sobre el campo UnitPrice en el primer
cuadro, este se agregara al cuadro inferior, luego colocamos el cursor al final
del campo y digitamos un asterisco (o sea, el signo de multiplicar para las
computadoras),luego damos doble clic
sobre el campo UnitsInStock en el primer cuadro y listo, damos clic en el botón
salvar y luego clic en el botón cerrar de la ventana (a la derecha en la parte
superior), retornaremos a la ventana anterior, nuestro campo formula se
desplegará en el cuadro de la izquierda junto con los demás campos del reporte,
damos clic sobre el cuadro de la derecha sobre el campo “Products.UnitsInStock”
y luego damos doble clic sobre nuestro campo formula “@TotalPrice” y este se
desplegará en la ventana de la derecha debajo del campo UnitsInStock.
Damos clic en el botón Next.
Ahora se despliega la ventana de grupos, aquí
podemos especificar por cuales campos queremos que se agrupe nuestra
información, por cada campo que seleccionemos aquí se creara un grupo en
nuestro reporte, damos doble clic sobre el campo “Categories.CategoryName”.
Damos Clic
en el botón Next.
Ahora se despliega la ventana de Totales, aquí
indicamos los campos que deseemos Totalizar, Podremos especificar totales por
cada uno de los grupos que hayamos especificados en la ventana anterior (como
nuestro ejemplo solo seleccionamos un campo “Categories.CategoryName” podremos
especificar totales para este grupo).
Automáticamente Cristal Reports te agrega los
campos Numéricos en el cuadro de la derecha para totalizar, en nuestro ejemplo
no tiene caso totalizar el precio y la las Unidades en Almacén, pero si el
Total (nuestro campo formula TotalPrice), asi que damos clic sobre los campos
del cuadro de la derecha que no deseamos totalizar y damos clic sobre el botón
“Remove”. Debajo del cuadro de la derecha hay un Combobox que dice “Summary
Type”,el Summary Type es la operación matemática que queremos aplicar sobre
este campo (en este caso sum para sumar todos sus valores).
El check box que dice “Percentage of” se
utilize para especificar que el total se presentará como un porcentaje de algun
otro total y el Check box al final “Add Grand Totals” se utiliza para indicarle
que además de los totales por grupo queremos un Gran Total que sume todos los
totales de los grupos.
Damos clic en el botón Next.
Aquí se despliega la ventana orden, aquí
podemos especificar el orden en que se presentaran los grupos, dejaremos todo
como esta en esta pantalla.
Damos Clic en el botón Next.
Aquí se despliega la ventana de Gráficos estadísticos,
aquí podemos seleccionar el tipo de gráficos estadístico que queramos presentar
en nuestro reporte, en la parte izquierda están los diferentes tipos de gráficos
y en la derecha los estilos de gráficos por cada tipo, estos gráficos se
configuran automáticamente tomando los valores de los reportes, pero si se
desea se pueden configurar manual mente solo hay que desmarcar el check box que
dice “Automatically set chart options”
Aquí seleccionamos el tipo Pastel (Pie) y a la
derecha seleccionamos el estilo 3D.
Damos clic en botón Next.
Ahora se despliega la ventana de Selección de
data, aquí podemos especificar un criterio de selección de datos fijos para que
nuestro reporte solo presente la información resultante de este filtro.
Damos clic en el botón Next.
Y por Último para terminar con el diseño de
nuestro reporte la ventana de selección estilo, aquí se desplegará una lista
con los diferentes estilos de reportes que Cristal Provee.
En la parte izquierda se despliega la lista de
los estilos de reportes disponibles y en la parte de la derecha se presenta un
preview de estilo que se seleccione, también podemos especificar el Titulo de
Reporte en la parte superior, Como titulo digitaremos “Listado de Productos por
categorías” y luego seleccionamos el estilo Executive, Leading Break y damos
clic en el botón Finish.
Listo nuestro reporte ya está diseñado, Visual
Studio no cuenta con una herramienta para poder visualizar los reportes en
Preview Mode, por eso para ver nuestro reporte corriendo necesitamos crear una
aplicación que lo ejecute (esta es la parte fácil).
Luego de diseñar el reporte este se presentara
en el ambiente de diseño de reporte donde podemos mover los campos y
relocalizarlos a nuestro antojo.
Crystal y
Windows Applications
Ahora
les mostraré como abrir el reporte ya diseñado en una aplicación windows.
Abrimos
la Forma “Form1” que se creó al momento de crear nuestro proyecto para el
reporte, luego arrastramos del ToolBox el componente “CrystalReportViewer” y lo
dejamos caer sobre la forma.
Luego asignamos la propiedad “Dock” del control
CrystalReportViewera “Fill”
y el control se ajustará al size de la forma,
luego seleccionaremos la propiedad “ReportSource” del control y damos clic en
la opción “Browse…”, esto nos permitirá seleccionar el archivo .rpt que se
desplegará en la pantalla
Seleccionamos el archivo CrystalReport1.vb que
esta en el fólder donde estamos creando nuestro proyecto.
Y listo, ya podemos ejecutar nuestro reporte.
Crystal y Web Application.
Primero
creamos un proyecto nuevo esta vez “ASP.NET Web Application” y lo nombramos
CrystalRWebApp, esta vez nuestro
formulario o Página Web es “WebForm1.aspx”, damos clic derecho sobre el
proyecto CrystalRWebApp y seleccionamos “Set as Startup Project”, luego damos
clic derecho sobre la página WebForm1.aspx y seleccionamos “Set as Start page”.
En
el Toolbox en la pestaña “Web Forms” arrastramos el control CrystalReportViewer
y lo soltamos en la página, esta vez se verá diferente ya que en proyectos Web
este control no tiene Interface de diseño.
Una vez creado el proyecto agregamos un nuevo
item, en el menu Project, seleccionamos Add New Item …
Seleccionamos el témplate de Crystal Report,
luego se abrirá la ventana “Crystal Report Gallery”
Ahora seleccionamos la opción “From
an Existing Report”, esto creará una copia del reporte que ya creamos en la
sección anterior para este proyecto.
Se
desplegara la ventana de dialogo Abrir y seleccionamos el reporte que creamos
“CrystalReport1.rpt”
Luego damos clic derecho sobre la
página y seleccionamos “View Code”, expandimos la región
"Web Form Designer Generated Code" y en el metodo Page_Init después
de la llamada a InitializeComponent agregamos el siguiente Código
Private Sub
Page_Init(ByVal sender As
System.Object, ByVal e As
System.EventArgs) Handles MyBase.Init
'CODEGEN:
This method call is required by the Web Form Designer
'Do not
modify it using the code editor.
InitializeComponent()
Dim
CrRep As New CrystalReport1
CrystalReportViewer1.ReportSource =
CrRep
CrystalReportViewer1.DataBind()
End
Sub
Aquí
estamos instanciando el Reporte que creamos CrystalReport1 ya que crystal también
crea una clase con el mismo nombre del reporte para que podamos instanciar y
manipular y le estamos diciendo al control CrystalReportView1 que tome como
fuente la instancia de nuestro reporte, luego le decimos al control
CrystalReportView1 que ejecute el reporte.
Listo, ya podemos ejecutar nuestro reporte.
Crystal y Web Services
Unos
de los conceptos introducidos con el nacimiento de la tecnología .NET es el de
Web Services (Servicios en la Web), los reporte creados en crystal también
pueden ser publicados y consumidos como Web services.
Para
los que no conocen el concepto Web Services esto se refiere proveer alguna
funcionalidad a través de la Web para que esta pueda ser utilizada por otra
aplicación, El clásico ejemplo de la tarjeta de crédito, cuando hacemos compras
por Internet y pagamos con tarjeta de créditos el site desde donde estamos
realizando la transacción necesita validar nuestra tarjeta de crédito para
determinar si es valida y claro si tiene fondo disponible para la transacción, las
instituciones bancarias propietarias de la tarjeta podrían publicar Web
Services, el site solo debe acceder al Web services enviarle los datos de
nuestra tarjeta y el banco a través del Web services nos devolverá la
información que necesitamos, todo esto se hace a través del Web services
compartiendo la información en forma XML (Extensible Market Language), esto nos
facilita que no importa en que lenguaje y/o plataforma estén diseñadas nuestras
aplicaciones si accede la Web y maneja XML (que casi todos los lenguajes ya
manejan este lenguaje) puede hacer uso de este servicio.
Para
esta prueba tomaremos el proyecto que creamos anteriormente el Web Application.
Abrimos
el proyecto CrystalRWebApp, damos
clic derecho sobre el archivo del reporte en el Solution Explorer
“CrystalReport1.rpt” y seleccionamos “Publish as Web Service”
Luego
damos clic derecho sobre el archivo “WebForm1.aspx” en el solution Explorer y
seleccionamos “View Code”.
Modificamos
el método “Page_Init”
Private Sub
Page_Init(ByVal sender As
System.Object, ByVal e As
System.EventArgs) Handles MyBase.Init
'CODEGEN:
This method call is required by the Web Form Designer
'Do not
modify it using the code editor.
InitializeComponent()
Dim
CrRep
As
New
CrystalReport1
CrystalReportViewer1.ReportSource =
"http://localhost/CrystalRWebApp/CrystalReport1Service.asmx"
CrystalReportViewer1.DataBind()
End
Sub
Y listo, podemos ejecutar nuevamente nuestro
proyecto y el reporte se ejecutara igual.
Funcionalidades del CrystalReportView en tiempo
de ejecución
La
interface de ejecución que nos brinda crystal y visual studio es bastante
amigable en cuanto a funciones para el usuario final, entre las funcionalidades
las mas destacadas podemos mencionar.
-
Interfaz Windows
Esta es la barra de funcionamiento de la interfaz de ejecución de los
reporte en ambiente Windows, aquí se pueden visualizar 12 botones que de
izquierda a derecha su utilización son las siguientes:
Los 4 primeros son para moverse
entre página del reporte, el 5to botón se utiliza para ir a una página por el
No. Cuando se hace clic en este botónse
despliega el dialogo “Goto Page” para especificar el no.
De la página que se desea
desplegar.
El 6to. Botón se utiliza para cerrar
la interfaz de ejecución del programa, también se puede cerrar el la ventana
por el botón estándar de las ventanas de Windows.
El 7mo. Botón se utiliza para enviar
el reporte a la impresora, cuando se presiona este botón se despliega el cuadro
de dialogo “Imprimir” estándar de las aplicaciones Windows.
El 8vo botón se utiliza para
refrescar la información que se esta desplegando.
El 9no botón se utiliza para
exportar el reporte a cualquier otro formato, entre los formatos que se puede
exportar un reporte se encuentra Forma Excel, Word, pdf, html, etc. Al hacer
clic en este botón se desplegara una ventana similar a la ventana de dialogo
Abrir estándar de Windows donde especificaremos el nombre del archivo a crear y
el formato al cual deseamos exportar.
El 10mo botón se utiliza para ocultar
o mostrar le ventana de grupos que se encuentra a la izquierda donde se
despliegan los nombres de los grupos por los cuales esta agrupado el reporte,
haciendo clic sobre cualquier de estos nombres el focus se colocara sobre el en
el reporte.
El 11vo botón se utiliza para
ampliar o reducir la vista del reporte.
El 12vo botón se utiliza para
localizar cualquier texto en el reporte, al hacer clic sobre este se desplegara
el cuadro de dialogo donde digitaremos la palabra a localizar si es localizada
el focus se colocara sobre la primera que aparezca.
La Interfaz Web también cuenta con
todas estas funcionalidades.
Conclusión
Crystal Reports es una herramienta
para diseño de reporte creada mucho antes del nacimiento de la tecnología .NET,
gracias a esta uno de las partes mas tediosas e importante del diseño de
aplicaciones se nos hace mas sencillo que es el diseño de reportes, Crystal
Reports puede ser utilizado con diferentes base datos en las que podemos
mencionar, MS Access, SQL Server, Oracle, Informix, etc., podemos diseñar
reportes tanto desde el mismo ambiente de desarrollo de Visual Studio .NET como
desde el ambiente de diseño de Crystal Reports, los reportes creados desde el
ambiente de diseño de crystal pueden ser compilados a .EXE para poder ser
ejecutados sin necesidad de crear un programa o interfaz para esto.
